Ejemplo de planificación de un evento
Cuando se busca un evento que atraiga al público, es difícil equivocarse con la música. Abarca culturas, edades y gustos, y tiene muchas opciones en cuanto a tamaño, estilo y presupuesto.
No es que sea el tipo de evento más fácil de coordinar. Un concierto puede tener múltiples elementos que coordinar y un sinfín de posibilidades que planificar. Pero con algo de investigación, previsión y atención a los detalles, cualquiera puede conseguirlo.
Algunas de las consideraciones más importantes, como el presupuesto y conseguir que uno o varios músicos se presenten, son bastante obvias. Pero hay otros factores, importantes, que a veces se pasan por alto. Aquí tienes 10 consejos que te ayudarán a organizar un gran espectáculo desde el principio hasta el final, empezando por lo más importante que hay que tener en cuenta al planificar este tipo de eventos: Estas cosas llevan tiempo, y a menudo mucho, para hacerlas bien.
La organización de la música en sí suele ser la parte más sencilla del plan. Es posible que tengas que dedicarte a la promoción, al alquiler de equipos y a la búsqueda del lugar de celebración. Es posible que descubras un conflicto de horarios en medio de tus planes y tengas que cambiar la fecha, y volver a promocionarla. También puede ocurrir que te equivoques de permiso y tengas que volver a pasar por la burocracia local.
Cualquiera puede organizar un espectáculo de música en directo, ya sea para apoyar una buena causa, para promocionar un grupo o un artista que le guste, o para recaudar fondos para su organización. Aquí compartimos nuestros consejos para que todo salga según lo previsto.
Lo primero que debes hacer antes de lanzar tu proyecto es identificar el público objetivo al que quieres llegar con tu espectáculo musical. ¿Qué tipo de público quiere atraer? Tanto si se dirige a un público infantil como a uno adulto, los permisos que tendrá que solicitar variarán. Piensa en la venta de alcohol, por ejemplo, o en el horario de tu evento: serán diferentes para un público menor o mayor de 18 años.
Busca los locales de música de tu ciudad, los bares, los locales culturales y otros espacios públicos disponibles para los organizadores de eventos. Una vez que hayas encontrado el local que se ajuste a tus necesidades en cuanto a capacidad de asistencia y estilo musical, ponte en contacto con el gerente para preguntar sobre las condiciones de contratación y acceso al local. ¿Tiene el local acceso para discapacitados? ¿Dispone de una zona de fumadores, de una plaza de aparcamiento? ¿Tiene licencia para vender bebidas alcohólicas? Pregunta al gerente si la cobertura de primeros auxilios está incluida en el precio, si dispone de equipos audiovisuales que se ajusten a tus necesidades o si tendrás que contratar un equipo y alquilar algunos equipos. ¿Tendrás que contratar camareros y cajeros o está incluido en el precio?
Embarcarse en una nueva producción puede ser desalentador, lleno de preguntas como: ¿Cómo vamos a construir el decorado? ¿Tendremos suficiente tiempo para ensayar? ¿Y quién se va a encargar de que todos los actores tengan un traje? He aquí 10 sencillos pasos para sentar las bases de una producción exitosa.
1. Elige un espectáculo que te guste. Vas a pasar los próximos 4-6 meses en las trincheras del espectáculo que has elegido. Si te gusta el espectáculo y la música, trabajar duro en él merecerá la pena. Cuando elijas un espectáculo, asegúrate de que el lenguaje, el número de papeles, los temas y el estilo son apropiados para tus intérpretes y tu público. En Beat by Beat tenemos variedad de obras musicales para niños que pueden adaptarse a cualquier tamaño de conjunto.
2. Reúne a tu equipo de colaboradores. Puedes utilizar la lista de ejemplo que aparece a continuación. Empieza por la parte superior y pon un nombre al lado de cada trabajo. Si hay una persona que cubre más de tres trabajos, intenta ampliar tu equipo para distribuir la carga de trabajo. Busca a todos los estudiantes, padres voluntarios y personal de tu organización que tengan estas habilidades especiales. Te sorprenderá saber quién tiene un interés o una afición paralela, por ejemplo, el diseño de iluminación, o quién puede tener un amor oculto por la carpintería.